在日企工作,很多时候都需要做议事录,也就是会议记录;有些讲究的公司甚至还要用专门的议事录用纸,做好之后整理成电子版,用邮件发给各与会者,最后把纸质版保存起来。 然而,不少刚入职场的新人会发现会议过程往往不是想象中的井然有序,也许大家七嘴八舌,结论五花八门。如果要记下会上每一个人说的每一句话,不仅开会时会手忙脚乱,而且整理记录时会发现自己都看不懂,更别说上司了。 找不出重点,得不出结论。 今天的就让小艾教你做一份能得到上司表扬的高效、清晰的议事录吧! 一、议事录的记录方法 一份议事录好不好,关键在于一开始是否做好了整场会议的记录。 ※议事录的记录方法: 简而言之:记录下这场会议的每一字每一句,将这场会议从头至尾,全都记录在你的笔记本上! 特别是涉及到【日期】、【金额】的地方,更是重中之重,必须正确完整的记录。 虽然会议结束后,你会感到手腕发酸,但完整的会议信息将有助于你建立起认真、严谨的职场形象,对你将来的发展必将带来助益。 二、议事录的制作要点 结束会议后,就到了制作议事录的时间,在这里需要注意以下几点: ※写明重要事项: 领导在阅读议事录时,最希望能一眼就看到会议中较为重要的事项。 也别是领导比较关心的一些正在进行中的业务后续,需要当先写出并作出明显的示意标记。 想要做出一份令领导赞赏的议事录,这点是至关重要的。 ※内容简洁扼要 ※文面整洁优美 ①留有适度的余白 ※金字塔结构: 议事录的书写最佳形态为金字塔结构。 做议事录时,要以【标题】【内容要点】【详细内容】这三个阶层依次展示。 (示意图如下:) (图片来源于insource) 三、议事录的内容编辑 在编辑议事录的内容时,也不要忘了以下几点: ※ 加主语 ※ 归纳总结 如果只是单纯的将会议内容逐字逐句誊抄在议事录中,那往往只会得到领导的批评。 一份优秀的议事录,需要的是你讲会议内容融会贯通,略去冗余重复的内容,讲要点归纳总结后,精炼而成。 好了 理论知识就说到这 接下来开始实战吧! 上述对话在议事录中, 应该如何体现呢? 难道是原封不动的逐字照抄吗? ref: https://www.insource.co.jp/businessbunsho/gijiroku_by_insource.html#1 怎么样?大家都学会写议事录的技巧了吗?接下来,就到了最实际也是最重要的环节了! 哪些工作需要做议事录? 又有哪些工作对议事录的品质尤为注重? 快来看看以下相关职位吧!
行文简洁,简单说来就是尽量将一个事项控制在【50字×4行=200字】的篇幅内,使人可以对内容一目了然。
领导在细阅议事录内容前,最先注意到的还是整体文面的整洁与美观,所以在做议事录时,不但要注意会议内容的撰写,行文格式等也需要注意以下要点:
②文字对齐,没有偏斜
③每段文字的长短尽量保持一致
由于会议中大家都是对话形式,所以在编辑会议记录时,千万不要忘了添加主语,标明是【谁】说了哪些【话】。